REGULAMIN OGÓLNOPOLSKIEJ KONFERENCJI NAUKOWEJ
DLA STUDENTÓW I MŁODYCH NAUKOWCÓW

NoMAD – Novel Medical and Diagnostic Procedures – Lublin, 15-16 marca 2024 roku

POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Konferencja NoMAD – Novel Medical and Diagnostic Procedures (zwana w dalszej części regulaminu “Konferencją”) odbędzie się w dniach 15-16 marca 2024 roku.
  2. Głównym organizatorem Konferencji jest Studenckie Koło Naukowe przy Zakładzie Radiologii Zabiegowej i Neuroradiologii Uniwersytetu Medycznego w Lublinie (zwane w dalszej części regulaminu “Komitetem Organizacyjnym”).
  3. Współorganizatorem Konferencji jest:
    1. Studenckie Koło Naukowe przy Zakładzie Radiologii Dziecięcej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie
    2. Studenckie Koło Naukowe przy I Zakładzie Radiologii Lekarskiej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie.
  4. Konferencję objął Honorowym Patronatem JM Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie – prof. dr hab. n. med. Wojciech Załuska.
  5. Konferencja jest skierowana do studentów oraz młodych naukowców zainteresowanych tematyką medyczną.
  6. Udział w konferencji jest bezpłatny.
  7. Konferencja odbędzie się w formie stacjonarnej w budynku Centrum Symulacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie, ul. Doktora Witolda Chodźki 4, 20-093 Lublin.
  8. Konferencja składa się z sesji naukowych, warsztatów, wykładów oraz konkursów.
  9. Celem Konferencji jest poszerzenie wiedzy i zainteresowań uczestników poprzez prezentację wyników badań i osiągnięć naukowych w dziedzinie nowoczesnych rozwiązań diagnostycznych i terapeutycznych.
  10. Uczestnictwo w Konferencji jest możliwe w dwóch formach:
    1. Uczestnictwo czynne – podczas którego uczestnik uprawniony jest do wygłoszenia prezentacji ustnej lub prezentacji plakatu naukowego podczas sesji naukowej, uczestniczenia w sesjach naukowych, webinarach, warsztatach oraz konkursach,
    2. Uczestnictwo bierne – podczas którego uczestnik uprawniony jest do uczestniczenia w sesjach naukowych, wykładach, warsztatach oraz konkursach.
  11. Forma uczestnictwa jest określana w momencie rejestracji na Konferencję.
  12. Za część merytoryczną Konferencji odpowiada Komitet Naukowy składający się z pracowników badawczych i badawczo-dydaktycznych Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz ekspertów spoza Uczelni.
  13. W trakcie Konferencji przewidziano tematyczne sesje ustne oraz interdyscyplinarną sesję plakatową.
  14. Dopuszczalny charakter prac naukowych: prace oryginalne, opisy przypadków klinicznych, opis serii przypadków klinicznych oraz prace przeglądowe.
  15. Prace przeglądowe będą kwalifikowane jedyne do prezentacji w formie plakatu
  16. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski.
  17. Oficjalna strona internetowa Konferencji: www.nomad2024.pl
  18. Oficjalny fanpage Konferencji na Facebooku: facebook.com/konferencjaNOMAD
  19. Każdemu uczestnikowi Konferencji przysługuje prawo do udziału w warsztatach. W przypadku przekroczenia limitu miejsc, pierwszeństwo przysługuje uczestnikom aktywnym

ZASADY PRZYGOTOWYWANIA STRESZCZEŃ

  1. Streszczenia należy zgłaszać za pomocą formularza rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji Konferencji do dnia 9 lutego 2024 roku, do godziny 23:59.
  2. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do zmiany daty zakończenia rejestracji.
  3. Każdy z uczestników może zgłosić lub być współautorem nie więcej niż 3 streszczeń.
  4. Szczegółowe wymagania dotyczące przygotowywania streszczeń:
    1. długość streszczenia może wynosić maksymalnie 300 słów,
    2. streszczenie nie może zawierać tabel, rycin i wykresów,
    3. streszczenie opisu przypadku oraz serii opisów przypadków powinno składać się z trzech części (wstęp, opis przypadku, wnioski), streszczenie pracy oryginalnej powinno składać się z czterech części (wstęp, materiał i metoda, wyniki, wnioski), streszczenie pracy przeglądowej powinno składać się z trzech części (wstęp, rozwinięcie, wnioski),
    4. w formularzu rejestracyjnym należy podać tytuł pracy, nazwę jednostki, w której powstała praca, imię i nazwisko autora/współautorów (łącznie nie więcej niż 5 współautorów) oraz imię i nazwisko opiekuna merytorycznego pracy,
    5. niespełnienie wymagań formalnych streszczenia skutkuje jego odrzuceniem.
  5. Komitet Naukowy kwalifikuje nadesłane streszczenia prac do prezentacji podczas Konferencji na podstawie ich wartości merytorycznej i zgodności z celem Konferencji.
  6. Komitet Naukowy ma możliwość przeniesienia streszczenia zgłoszonego do sesji ustnej do sesji plakatowej.
  7. Autorzy streszczeń zostaną poinformowani o kwalifikacji lub odrzuceniu streszczenia drogą mailową do 7 dni roboczych od zakończenia rejestracji.
  8. Decyzja Komitetu Naukowego o kwalifikacji/odrzuceniu streszczenia jest ostateczna.
  9. Zakwalifikowane streszczenia zostaną opublikowane w Książce Abstraktów, która będzie dystrybuowana w formie elektronicznej na ogólnie dostępnych platformach informatycznych wybranych przez Uniwersytet Medyczny w Lublinie, w tym w szczególności w Repozytorium Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz Repozytorium Polskiej Platformy Medycznej.
  10. Warunkiem zamieszczenia streszczenia w Książce Abstraktów jest dostarczenie dwóch oryginalnych, papierowych egzemplarzy Umowy Licencyjnej, według wzoru przyjętego na Uniwersytecie Medycznym w Lublinie (licencja CC-BY-NC-SA), zawierającej dane i podpisy wszystkich autorów streszczenia do Biura Komitetu Organizacyjnego w trakcie trwania Konferencji lub do dnia 22 marca 2024 r. do Sekretariatu Zakładu Radiologii Zabiegowej i Neuroradiologii ul. Jaczewskiego 8, 20-954 Lublin.
  11. Wzór Umowy Licencyjnej będzie udostępniony na stronie internetowej Konferencji, fanpage’u Konferencji oraz w Biurze Komitetu Organizacyjnego w trakcie Konferencji.

 

INFORMACJE DOTYCZĄCE PREZENTACJI PRAC 

  1. Prezentacje oraz plakaty elektroniczne w formacie .ppt/.pptx lub .pdf należy wysyłać do dnia 11 marca, do godziny 23:59 pod adres mailowy wskazany w wiadomości potwierdzającej kwalifikacje streszczenia. Mail należy zatytułować odpowiednio Imię_Nazwisko_Prezentacja lub Imię_Nazwisko_Plakat.
  2. Prezentacje oraz plakaty powinny:
    1. zawierać informacje o autorach i opiekunach merytorycznych oraz ich afiliację,
    2. posiadać bibliografię.
  3. Prezentacja powinna składać się z maksymalnie 25 slajdów, na slajdach może się znajdować maksymalnie 7 linijek tekstu.
  4. Czas prezentacji ustnej to 7 minut, a następująca po niej dyskusja – 3 minuty. Przekroczenie limitu czasowego obniża ocenę prezentacji.
  5. Plakaty elektroniczne powinny być przygotowane jednostronnie, w formacie A0, w orientacji poziomej (84,10 x 118,90 cm), zawierać maksymalnie 5 obrazów lub wykresów. Prace nie powinny zawierać plików video ani animacji. 
  6. W czasie Konferencji plakaty będą wyświetlane w wyznaczonym przez Komitet Organizacyjny miejscu.
  7. Czas prezentacji plakatu to 3 minuty, a następującej po niej dyskusji – 1 minuta. Przekroczenie limitu czasowego obniża ocenę plakatu.
  8. Praca powinna zostać wygłoszona przez pierwszego autora. W dyskusji prowadzonej po prezentacji, mogą brać udział również współautorzy.
  9. Kolejność prezentowanych prac ustala Komitet Organizacyjny.
  10. Harmonogram wystąpień zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji nie później niż 5 dni roboczych przed Konferencją
  11. Uczestnik biorący czynny udział w konferencji otrzyma certyfikat potwierdzający prezentację pracy. Certyfikaty zostaną przesłane e-mailem. Warunkiem uzyskania certyfikatu jest dostarczenie Umowy Licencyjnej, o której mowa w §2 punkt 11.
  12. Prace poszczególnych sesji oceniane będą przez Komisje złożone z osób z Komitetu Naukowego Konferencji.
  13. Komisje będą oceniały prace według następujących kryteriów: poziom naukowy pracy, oryginalność tematu, sposób prezentacji, przestrzeganie limitu czasu.
  14. Komisje wyłonią zwycięzców w każdej sesji: I, II, III miejsce i/lub wyróżnienie.
  15. Zwycięzcy każdej z sesji otrzymają certyfikat o zajęciu miejsca oraz nagrodę rzeczową.
  16. Nieodebranie nagrody do dnia 17 kwietnia 2024 roku jest równoznaczne z rezygnacją z nagrody.
  17. Wyniki oceny Komisji są ostateczne i niepodważalne.

PRAWA AUTORSKIE

  1. Uczestnik Konferencji z chwilą zgłoszenia się do udziału w Konferencji:
    1. oświadcza, że jest twórcą nadesłanej przez siebie pracy i przysługują mu niczym nieograniczone prawa osobiste i majątkowe do pracy oraz, że praca nie jest obciążone prawami osób trzecich, ani nie narusza praw autorskich osób trzecich,
    2. jest uprawniony do udzielania licencji i zezwoleń, o których mowa w Regulaminie,
    3. udziela Organizatorowi licencji nieodpłatnej niewyłącznej do streszczenia i prezentacji/plakatu zgłoszonego w ramach Konferencji bez ograniczeń czasowych, ilościowych oraz terytorialnych na wszystkich znanych w dniu zgłoszenia do Konferencji polach eksploatacji, w szczególności w zakresie:
      1. utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;
      2. obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono
      3. obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono, wprowadzanie do obrotu, użyczanie lub najem oryginału albo egzemplarzy;
      4. rozpowszechniania utworu – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlanie, odtworzenie oraz nadawanie reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

  1. Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), w związku z realizacją Konferencji Komitet Organizacyjny informuje:
    1. Dane Administratora Danych Osobowych (ADO): Uniwersytet Medyczny w Lublinie, 20-059 Lublin, Al. Racławickie 1.
    2. Dane Inspektora Ochrony Danych (IOD): iod@umlub.pl, +48 81448 5155.
    3. Cele i podstawa prawna przetwarzania: przeprowadzenie Konferencji i udokumentowania jej przebiegu oraz w celach promocyjnych, informacyjnych i edukacyjnych.
    4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia Konferencji – niepodanie danych osobowych lub brak akceptacji niniejszego regulaminu skutkuje brakiem możliwości wzięcia udziału w Konferencji.
    5. Wizerunek Uczestników w formie zdjęć, nagrań wideo i audio-wideo, transmisję przez Internet, także online, na plakatach, w ulotkach, broszurach i folderach, w tym także opatrzonych imieniem i nazwiskiem, może być umieszczany w Internecie, w tym przede wszystkim na stronie wydarzenia Konferencji oraz serwisach otwartych, zamkniętych i na portalach społecznościowych Facebook, Instagram itp. Wizerunek może być użyty do różnego rodzaju form elektronicznego przetwarzania obrazu, kadrowania i kompozycji, bez obowiązku akceptacji produktu końcowego, lecz nie w formach obraźliwych lub ogólnie uznanych za nieetyczne. Materiały, w tym wideo, nie naruszają dóbr osobistych Uczestników. Przetwarzanie wizerunku nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie. Uczestnikom nie przysługują roszczenia, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania wizerunku dla wyżej wskazanych potrzeb Administratora danych.
    6. Odbiorcami danych osobowych są upoważnieni pracownicy Administratora, podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
    7. Dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane do momentu zrealizowania celów przetwarzania tj. Konferencji oraz ustania obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa (m. in. przez czas niezbędny do rozpatrzenia ewentualnych roszczeń). Dane będą także przechowywane w oficjalnych serwisach internetowych Konferencji po jej zakończeniu, do celów promocyjnych i wizerunkowych.
    8. Prawa osób, których dane dotyczą: prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo do ich: sprostowania, usunięcia (o ile jest to prawnie dopuszczalne), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
    9. Nie przewiduje się przetwarzania danych osobowych w celu innym niż cele, dla których dane osobowe zostaną zebrane.
    10. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
    11. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, o ile nie będą tego wymagały prawne obowiązki Administratora.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Udział w konferencji oznacza akceptację niniejszego Regulaminu przez uczestnika, w tym akceptację zasad przetwarzania danych osobowych – m.in. przetwarzania i publikacji wizerunku.
  2. Komitet Organizacyjny jest odpowiedzialny za rozwiązywanie wszelkich kwestii spornych, które nie są uregulowane w niniejszym Regulaminie.
  3. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do niniejszego Regulaminu. Wprowadzenie zmian w niniejszym regulaminie nie wymaga zgody uczestnika.
  4. Kontakt z Komitetem Organizacyjnym możliwy jest poprzez adres e-mail – konferencja.nomad@gmail.com lub poprzez fanpage na Facebooku.